إعداد الكوادر الإدارية
l تساعد اللامركزية فى إعداد صف ثانى وثالث من الكفاءات الإدارية بالوزارة. حيث يؤدى استخدام المركزية الى سيطرة مجموعة محدودة من الأفراد على مجريات الأمور بالوزارة بينما يتحول باقى العاملين الى مجرد أدوات تنفيذية.
l ولكن استخدام اسلوب اللامركزية سوف يؤدى الى اضطلاع معظم العاملين بالوزارة بكافة مستوياتها الإدارية من اتخاذ القرارات. وهو الذى سيعد بمثابة تدريب لأولئك العاملين لإرتقاء مناصب أعلى فى المستقبل. وسيؤدى ذلك الى عدم اعتماد الوزارة على عدد محدود من الأشخاص الأمر الذى يؤدى لوجود فراغ إدارى و مهارى بخروج هؤلاء الأفراد الى سن المعاش أو سفرهم الى الخارج.
. رفع الروح المعنوية للعاملين
l عندما يتم إستخدام أسلوب المركزية في الإدارة, فإن ذلك يؤدى الى شعور العاملين بعدم الأهمية وبأنهم أدوات تنفذ ليس عليها سوى الألتزام بتوجيهات وتعليمات الجهات العليا. ويؤدى ذلك الى بحث تلك الكفاءات على وظائف آخرى سواءا داخل مصر أو خارجها لتحقيق ذاتها. كما يؤدى الى تفشى الشعور باللامبالاه والعجز عن إصلاح الأمور داخل الوحده الإدارية التى يعمل بها الفرد.
l لذلك تلعب اللامركزية دورا هاما فى إشعار العاملين بأهميتهم وبأن لكل واحد منهم دور حيوى وله أثر فى تحسين أداء الوزارة ككل وهو المضمون الذى يسمى "الجودة الشاملة" Total Quality Management. وقد أثبتت الدراسات الحديثة أهمية شعور الفرد بقيمته وأهمينه فى مستوى أداؤه وفي تحقيقه لمستوى عال من الدافعية Motivation والرغبة في الإنجاز مع تحمل المسئولية وإثبات الجداره بتلك الثقة.
المرونة فى الأداء والسرعة فى اتخاذ القرار
l . تعد المرونة فى الأداء مع السرعة فى اتخاذ القرار من أهم المزايا التى يحققها استخدام اللامركزية فى الوزارة. وتتحقق المرونه من خلال وجود صلاحيات لكل شخص مسئول بالوزارة، الإدارة التعليمية، أو المدرسة باتخاذ القرارات التى ستؤثر على أداء وحدته أو إدارته. ويؤدى ذلك الى التيسير من عملية تغيير أو تعديل أو حتى إلغاء القرار استجابة للظروف المحيطة أو المستجدات من الأحداث.
l ويرتبط ايضا بذلك السرعة فى اتخاذ القرار. فنظرا لأنه ستوجد لدى كل مدير توجيهات وحدود معينة للتصرف واتخاذ القرار فأن متخذ القرار ليس علية الرجوع الى أى شخص أو هيئة أخرى طالبا الأذن أو المشوره. وسيؤدى ذلك حتما الى خفض الوقت اللازم لاتخاذ القرار مما يعني تحقيق نتائج أفضل من ذلك القرار.
الاستجابة لاحتياجات البيئة
l عند استخدام اسلوب اللامركزية فى التخطيط واتخاذ القرار فإن ذلك ييسر عملية التفاعل مع البيئة المحيطة والأستجابة لرغباتها واحتياجتها. وذلك نظرا لأن كل إدارة أو هيئة تابعة للوزارة تعمل فى منطقة مختلفة وبيئة مختلفة ذات ظروف خاصة واحتياجات متباينة. فهناك بيئة الحضر, هناك بيئة الريف، هناك بيئة الواحات، وهناك بيئة الصعيد.
l ونظراً للطبيعة الخاصة لكل من تلك البيئات بالإضافة إلى تنوع المشاكل والإحتياجات، فإنه لا يمكن لسياسة عامة واحدة أو قرار واحد أن يخدم أحتياجات كل تلك البيئات والجماعات المتعدده بنفس الدرجة من الكفاءة. وتسمح اللامركزية بالتالي لكل هيئة ، إدارة أو مدرسة من دراسة البيئة المحيطة وأحتياجاتها ومن ثم العمل على اشباع تلك الأحتياجات من خلال القرارات والسياسات والخطط المناسبة.
l من شأن كل ما سبق الأشارة إليه أن يؤدى الى تحسين جودة عملية إتخاذ القرار فى كل أجزاء الوزارة وذلك أننا يمكننا النظر الى عملية اتخاذ القرارعلى أساس أنها كأي عملية إدارية أخرى تتكون من مدخلات وعمليات ومخرجات, ويؤدي كل ما سبق إلى حسن إستغلال المدخلات وتحسين العمليات والوصول إلى قراران أفضل وبشكل أسرع وأقل تكلفةً.
l من شأن كل ما سبق الأشارة إليه أن يؤدى الى تحسين جودة عملية إتخاذ القرار فى كل أجزاء الوزارة وذلك أننا يمكننا النظر الى عملية اتخاذ القرارعلى أساس أنها كأي عملية إدارية أخرى تتكون من مدخلات وعمليات ومخرجات, ويؤدي كل ما سبق إلى حسن إستغلال المدخلات وتحسين العمليات والوصول إلى قراران أفضل وبشكل أسرع وأقل تكلفةً.
وللتغلب على هذه العقبة فإنه لابد من عمل الآتى
n وضع خريطة تنظيميية دقيقة للوزارة يوضح عليها مراكز اتخاذ القرارات المختلفة ونوعية وحدود تلك القرارات مع العمل على نشر وتوزيع تلك الخريطة التنظيمية على كافة المستويات الإدارية بالوزارة لكى يعلم كل مستوى صلاحياته وصلاحيات كل من المستويات الأعلى منه والأدنى منه كذلك.
l ضرورة تأهيل وتدريب تلك المستويات الإدارية المختلفة والمسئولة عن إتخاذ القرارات على الأسلوب العلمى الذى يجب أن يتبع عند اتخاذ القرار السليم مثل تحليل المعلومات وتعصيف الأفكار وتقييم البدائل وكيفية استخدام الحاسب الآلى فى ترشيد وتحسين عملية اتخاذ القرار.
l لابد من منح المستويات الإدارية المسئولية عن اتخاذ القرار كافة السلطات والصلاحيات اللازمة لذلك مع تقديم الدعم والعون الفنى والإدارى لهم خاصةً فى المراحل الأولى من تطبيق اللامركزية وبحيث تستفيد تلك الكوادر الحديثة العهد باتخاذ القرارات بالوزارة من خبرات ومهارات أولئك الذين تولوا اتخاذ القرارات بالوزارة لسنوات طويلة وبالتالى التعلم منهم بدلا من البدء من الصفر مرة أخرى.
l لابد أن يتم أمداد متخذى القرار بكافة المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار والمؤثرة فى جودة القرار. ذلك أنه من المسلم به أن جودة القرار تتأثر طرديا بدرجة كبيرة بدرجة التأكد Certainty Level والتى تتأثر طرديا بكمية وجودة المعلومات المتاحة. فكلما زادت المعلومات المتاحة وزادت درجة دقتها كلما ارتفع مستوى التأكد من المستقبل وكلما زاد احتمال اتخاذ قرارات سليمة. ويجب ان تكون تلك المعلومات دقيقة، صحيحة، مناسبة، واضحة، ويتم تحديثها باستمرار.
تهرب المستويات الأدنى من اتخاذ القرار
l عادة ما يصاحب اللامركزية- خاصةً فى مراحلها الأولى– محاولة العديد من القيادات ذات المستوى التنظيمى الأدنى التهرب من اتخاذ القرار و القاء العبء على الأدارة العليا. ويظهر ذلك جليا فى قيام المستوى الأدنى بالأتصال الدائم بالمستوى الأعلى لسؤاله فى كل صغيرة وكبيرة تعرض عليه او التأشير على كل قرار بضرورة تصديق الإدارة الأعلى عليه.ويحدث ذلك لسببين أساسيين
l الرغبة فى التهرب من المسئولية فى حالة وقوع خطأ بإلقاءه على المستوى الأعلى.
l عدم الأعتياد على اتخاذ قرارات هامة وعدم الأرتياح لإتخاذ أى مخاطرة قد تؤثر على المستقبل الوظيفى للمدير.
l لذلك فانه لن يتم التغلب على تلك المشكلة إلا من خلال التدريب الجيد لكافة مستويات اتخاذ القرار مع إصرار الإدارة الأعلى على عدم اتخاذ قرارات الإدارة الإدنى مع ضرورة التوضيح المستمر لمتخذى القرار ضرورة تحمل المسئولية وأهمية إدارة شئون إداراتهم بأنفسهم.
شيوع الفوضى وعدم النظام
l أحيانا ما يحدث عند التحول من النظام المركزى الى اللامركزية نوع من الفوضى وعدم النظام مما قد يؤثر سلباً على أداء الإدارة. ويحدث ذلك عادة إذا ما تم التحول بشكل سريع وغير مخطط بدقة ووضوح. وفى هذه الحالة يحدث نوع من الفوضى الإدارية، التضارب بين القرارات المختلفة، الخلاف بين بعض الإدارات حول صلاحيات كل منها وحدوده التنظيمية.
l وإذا ما وقع ذلك أدى الى تفاقم الخلافات بين الإدارات المختلفة مع أزدواجية اتخاذ القرار والتنفيذ حيث قد تقوم اكثر من إدارة بدراسة نفس الموضوع ووضع وتنفيذ برامج للتعامل مع ذات المشكلة.
l وللتغلب على ذلك فلابد أن يتم تخطيط عملية التحول من المركزية الى اللامركزية بشكل هادئ ومتأنى وعملى. ولابد من أشتراك ممثلين للإدارات المختلفة فى عملية التخطيط لكى يتم حسم أى خلاف إدارى أو تنظيمى أثناء عملية التخطيط وليس أثناء التنفيذ الخطة.
l ويرتبط بذلك أيضا توثيق كل ما يتم الأتفاق عليه ثم مراجعنه من قبل كافة المتأثرين بالنظام الجديد ثم اعادة تعديل نظام اللامركزية فى ضوء ملاحظات الجهات المختلفة.
l كما يرتبط بذبك ايضا ضرورة تلخيص النظام الجديد اللامركزى لاتخاذ القرار بشكل مختصر وواضح وتوزيعه على كافة الإدارات والجهات المعنية مع وضع قواعد واضحة لاتخاذ القرارات ووضع آلية سريعة لحل الخلافات والتعامل مع النزاعات التى قد تنشأ خاصة فى المراحل المبكرة لتطيبق نظام اللامركزية.
مخالفة اللوائح والقوانين
l يعتقد البعض أن المركزية هى نظام بيروقراطى يعنى الألتزام باللوائح والقوانين مع أهمال عنصر الحكم الشخصى بينما اللامركزية هى نظام مرن غير روتينى ويعظم من حرية اتخاذ القرارات المناسبة على حساب الألتزام بالوائح والقوانين.
l وبالطبع فإن هذا الأعتقاد خاطئ ويؤدى الى الكثير من الممارسات السلبية والتى – ان حدثت بالوزارة – بالوزارة سوف تؤدى الى إلغاء النظام اللامركزي والعودة إلى النظام القديم.
lفاللامركزية هى نظام إدارى يشجع على انسياب السلطة من أعلى الى أسفل لكى يسمح لكل شخص فى الهيكل الإدارى للوزارة باتخاذ القرارات التى يراها مناسبة فى حدود صلاحياته وبما لا يخالف اللوائح وقوانين العمل بالوزارة.
lولكى نتجنب تلك المشكلة فانه لابد من توضيح المفهوم السابق لكافة مستويات اتخاذ القرار بالوزارة.
lكما يجب أيضا تحديد اللوائح والقواعد المعوقة للعمل والمتعارضة لكي لا يتطوع متخذو القرار بإلغاء تلك القواعد واللوائح بأنفسهم حيث يعتبر ذلك فوضى تنظيمية.
خروج الأمور عن نطاق السيطرة
l كثيرا ما تشعر القيادات العليا بأن تطبيق اللامركزية قد أدى الى الفوضى وخروج الأمور عن سيطرتها مما يهدد بوقوع مشاكل تنظيمية كبيرة.
l ولهذا الأعتقاد شقين ، شق حقيقى وفعلى وشق آخر نفسى أو وهمى.
l فبالنسبة للشق الحقيقى فأن اللامركزية تعنى بالفعل الخروج بالوزارة من سيطرة عدد محدود من القيادات على الأمور الى التنازل عن تلك السيطرة الى قيادات أخرى فى مستويات تنظيمية أقل بالوزارة. ولذلك فإنه من الطبيعى أن تشعر القيادات العليا بإنحسار قدرتها على السيطرة على مجريات الأمور بالوزارة حيث أن هذا هو فحوى اللامركزية وهدفها
موضوع: اللامركزية ... والاستفادة منها 
الجمعة فبراير 22, 2008 2:18 pm